ODASCE : Office de Développement par l'Automatisation et la Simplification du Commerce Extérieur

UNE ASSOCIATION PROFESSIONNELLE AUX ENJEUX DE TPE

Créé en 1972 l’Office de Développement par l'Automatisation et la Simplification du Commerce Extérieur, dit ODASCE, a pour objectif de promouvoir la réglementation douanière et fiscale. Devenue organisme de formation en 1975, l’association loi 1901 propose une multitude de programmes et de parcours aux salariés et aux particuliers ainsi que différents formats d’échange et de partage sur l’actualité du secteur.
Logo ODASCE
  • Plus de 46 ans d’existence
  • 2 activités principales : formation et information des adhérents
  • Plus de 250 entités adhérentes
  • Plus de 1000 heures de formation dispensée en 2017
  • Réponse à près de 500 questions d’adhérents par an
  • 4000 heures par an dédiées à la veille réglementaire

De la mise en place d’un nouveau site internet au besoin de se professionnaliser

Le projet démarre en 2016, lorsque l’ODASCE, alors en réflexion pour moderniser son site internet, apprend le couplage possible entre un site web et l’application Eudonet. A cette période, un fort accroissement d’activité et des exigences accrues de conformité se font ressentir et l’ODASCE décide donc de s’équiper également d’un CRM afin de professionnaliser ses actions.
« Le souhait de l’ODASCE était d’avoir une solution opérationnelle assez rapidement et adaptée à sa singularité : une petite association fonctionnant pourtant comme une TPE. Nous avions également besoin d’un outil qui puisse harmoniser à la fois nos besoins en termes de gestion de la formation continue (contraintes administratives réglementaires) et les process très spécifiques de nos clients. »
Catherine Amandio, Délégué Adjoint
En quelques mois, la solution mise en place au sein de l’organisation est rapidement adoptée au quotidien par les 7 utilisateurs notamment pour :
  • La gestion et le renouvellement des adhésions,
  • La gestion des formations (planning des sessions, conventions, facturation, gestion de parcours certifiants, interfaçage de la saisie avec le site web)
  • Les communications, l’information et la prospection : emailings, flashs de veille réglementaire…
  • La hotline : réponses aux questions des adhérents
  • L’organisation des colloques et du Club des Douanes : inscriptions, gestion multi-liste, accueil des participants
« Notre choix s’est porté sur Eudonet, une solution à la fois adaptable et dédiée aux associations et aux fédérations professionnelles. »

Centralisation, qualité et vue à 360° des données

Edwige Ceide, Adjoint de formation, nous livre qu’Eudonet répond particulièrement aux besoins de l’ODASCE en termes de centralisation et de croisement de données.
« Le fait d’avoir intégré dans une seule base tous nos contacts, qu’ils soient adhérents, clients, avocats, prospects et de les avoir référencés dans un même programme me permet, dans le cadre de la gestion des formations, d’avoir une vue plus globale. Je peux facilement, en consultant une fiche société, voir toutes nos interactions avec celle-ci : formations mais aussi emailings, évènements, questions… Précédemment, notre information était dispersée et triée uniquement par thème. Aujourd’hui, elle est structurée par contact et par société ; toutes les données sont liées entre elles. »
Edwige Ceide, Adjoint de formation
La solution Eudonet a permis à l’association une nette amélioration de la qualité de ses données : « nous avons beaucoup moins d’erreurs sur les adresses des documents contractuels tels que les conventions. »

GAIN DE TEMPS ET OPTIMISATION DES PROCESSUS DE GESTION

Toutes les activités d’ODASCE sont facilitées par la mise en place d’Eudonet. « C’est un gain de temps énorme pour la partie veille réglementaire. La recherche d’éléments est simplifiée par l’historisation des envois et la catégorisation par type de réglementation. Tous nos flashs de communication sont envoyés via Eudonet et l’envoi est possible en différé. Tous ces éléments me permettent de diviser par 2 le temps consacré. Pour la gestion des adhésions, avant la mise en place de la solution, l’appel de cotisations nécessitait une demi-journée. Aujourd’hui, cela nous demande 1h30 voire moins ! » partage Catherine Amandio.
Et Edwige Ceide de confirmer son gain de temps en gestion de la formation : « le publipostage avancé, les filtres pré-enregistrés, la gestion des inscriptions, des conventions, des devis et de la facturation depuis Eudonet me permettent de traiter 2 fois plus de dossiers. Pour les colloques, la gestion de la multitude de listes et le fait de pouvoir cocher directement les participants à l’entrée depuis notre tablette nous ont grandement simplifié la vie. »
Catherine Amandio revient sur la gestion de la hotline adhérents : « les champs « mots clés » et « catégorie » me permettent de gérer beaucoup mieux les questions récurrentes posées par nos interlocuteurs, d’avoir une traçabilité et d’harmoniser mes réponses. Je gagne un temps considérable en termes de recherches.»
« L’outil nous permet de répondre plus facilement à la forte demande et d’être en phase avec notre marché. De plus, il a apporté beaucoup de professionnalisme à notre façon de gérer les dossiers. Pour toutes ces raisons, nous recommanderions tout à fait à d’autres structures de choisir Eudonet. »
Catherine Amandio,  Délégué Adjoint
Créé en 2000, Eudonet est éditeur et intégrateur de solution de Gestion de la Relation Adhérents, dédiée aux Organisations Professionnelles. Plus de 150 associations en France, en Europe et au Canada utilisent le logiciel pour suivre la relation avec chaque adhérent, gérer leurs communications, renouveler les adhésions et cotisations, organiser les commissions et instances ou encore organiser les formations. Parmi nos références, la FNSEA, l’Association Française de Gestion Financière, l’Institut Français des Relations Internationales, l’Association des avocats conseils d’entreprises, les CPME, l’Association Hôtelleries Québec ou encore l’Association québécoise du transport et des routes.

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