Alfortville

Une base collaborative pour simplifier le quotidien des services Vie Associative, sports et évènementiel

Avec plusieurs centaines d’associations, réunissant plus de 2 000 bénévoles, le tissu associatif alfortvillais est une véritable richesse pour la ville. Il contribue au bien-être des habitants, favorisant à la fois le lien social et le vivre ensemble. Les équipes municipales ont pour mission d’accompagner et soutenir ces associations dans leurs projets et leur développement, que ce soit financièrement ou matériellement.
Logo Alfortville
Fondée en 1885, cette commune du Val-de-Marne accueille plus de 45 000 habitants. Située à 3 km au sud-est de Paris, la ville a la particularité d’être bordée par la Seine et la Marne.

Un outil pour faciliter la coordination entre les différents services

Ce tissu associatif, particulièrement dense, est géré au quotidien par 4 services qui travaillent de concert : la Vie Associative, l’Evénementiel, le Service des Sports et le Pôle Handicap.
Afin de favoriser les synergies entre ces différentes équipes et gagner en efficacité, la ville a décidé de s’équiper d’une solution GRC dédiée aux collectivités, comme nous l’explique Sabine LEBOEUF, Responsable du pôle modernisation de l’action publique et Directrice adjointe DIMAP :
" Coté Vie Associative, nos équipes utilisent Eudonet pour mettre à jour leurs contacts, gérer leurs événements et toutes les formations proposées aux associations. C’est aussi un outil précieux pour traiter annuellement toutes les demandes de subventions. Notre base est connectée à l’annuaire en ligne pour mettre à disposition des associations et des administrés les informations qui leur sont utiles."
" Grâce à notre base de données, nous trouvons toutes les informations… et nous pouvons les partager avec d’autres services. Je dirai que c’est plus facile et plus rapide (bon pas encore tout à fait mais demain ce sera le cas), mais aussi plus fiable (notamment pour les subventions, nos 15 tableaux excel et leurs risques d’erreurs seront bientôt de l’histoire ancienne !). Et avec l’exploitation des données, nous serons aussi plus performants dans l’analyse. "
Sandrine VALLETTE, Directrice de la vie associative
" Eudonet est également utilisé par la Direction de l’Evénementiel. La solution a été paramétrée sur-mesure pour leur faciliter le quotidien : saisie d’un événement, gestion des stocks, suivi des dépenses, gestion des heures supplémentaires…"
" En ce qui concerne le Service des Sports, je dirais qu’ils ne peuvent plus s’en passer ! Gestion des structures, des événements scolaires, des sites (comme le centre aquatique et ses lignes d’eau), édition et diffusion des conventions… Les agents municipaux planifient leurs interventions et se coordonnent en toute autonomie, grâce à une ergonomie facile à prendre en main. La solution est également reliée à notre logiciel RH pour visualiser les absences dans le planning partagé. "
"Ce nouvel outil regroupe tous les besoins pour la gestion d’un service des sports. Nous pouvons planifier le travail des agents, l’utilisation des équipements, les manifestations (équipements / local, agents, réservations pour installation et rangement), la gestion des équipements d’entretien (maintenance, affectations), la gestion des matériels sportifs (contrôles visuels et obligatoires)... Nous avons un lien simplifié avec les équipements sportif : Fiche alertes (interventions techniques, fiches incidents, rapport d’incident). Nous possédons un registre de contacts commun avec plusieurs services (vie associative, sports, évènementiel). Nous pouvons calculer les coûts de mise à disposition de matériel (évènementiel). Nous gérons les conventions des utilisateurs via cet outil. En résumé, la gestion du service est centralisée sur un seul outil, ce qui est un gain organisationnel pour un service et surtout ce dernier permet une transversalité entre plusieurs services."
Franck Luzet, Chef du service des Sports
" Pour le Pôle Handicap, la solution leur sert à qualifier l’ensemble des personnes en situation d’handicap, les recruteurs et les partenaires en fonction de critères spécifiques. Elles peuvent alors organiser toutes sortes de manifestations, de l’envoi d’un emailing d’invitation, au suivi des participants en passant par des formulaires pour analyser leur satisfaction. Autant de belles occasions pour accompagner nos administrés dans leur vie professionnelle."
" En plus de faciliter la coordination entre ces services, Eudonet est un véritable outil de pilotage générant des statistiques complètes à la Direction Générale des Services. Ces indicateurs permettent de suivre notre activité et de gagner en efficacité. Le plus d’Eudonet : une gestion fine des droits de visualisation et de modification en fonction des services et des utilisateurs. Nos équipes peuvent ainsi collaborer, tout en respectant les processus et la confidentialité des données. "
" Eudonet est un partenaire essentiel pour Alfortville et ses projets de transformation numérique "
Eric BOCUEL, Directeur Innovation et Modernisation de l’Action Publique (DIMAP)
Le professionnalisme et l’implication des équipes de la ville ont largement facilité la mise en place de ce nouvel outil :
" Ce projet a véritablement été pensé et réalisé avec nos équipes métiers. Nous avons préparé avec soin notre cahier des charges, après avoir recueilli les besoins actuels et futurs des utilisateurs lors d’ateliers. Les utilisateurs ont également contribué au choix de la solution, au regard de nos recommandations techniques. De façon unanime, ils ont choisi Eudonet qui a su comprendre nos processus et apporter une réponse adaptée. "
En conclusion, Sabine LEBOEUF dresse un bilan positif, après une première année d’utilisation de leur solution collaborative.
Plaisir partagé, grâce au professionnalisme des équipes d’Alfortville et leur grande implication durant toutes les phases de ce beau projet !
« La prise en main a été rapide et j’ai des retours positifs des directions qui l’utilisent. La solution est à la fois flexible et simple d’utilisation. Je pensais qu’il y aurait plus de temps à consacrer à la maintenance, je suis agréablement surprise ! Nous souhaitons faire évoluer notre solution et étudions déjà d’autres projets, comme l’étendre à d’autres services. J’en profite pour remercier notre chef de projet Eudonet qui a été très à l’écoute de nos utilisateurs et a su nous apporter des réponses claires et adaptées. »
Sabine LEBOEUF, Responsable du pôle modernisation de l’action publique et Directrice adjointe DIMAP
Créé en 2000, Eudonet est un éditeur et intégrateur de solution CRM qui connaît une forte croissance en France et à l’international. Cette double compétence nous permet de proposer aux établissements publics des solutions adaptées à leurs métiers. Eudonet CRM équipe plus de 150 établissements publics tels que la Communauté d’Agglomération de Saint-Malo, le Service Départemental d’Incendie et de Secours du Morbihan, le Centre de Gestion de Saône-et-Loire, la Mairie de Paris, la Préfecture de la Région Ile-de-France, le Conseil Régional des Rhône-Alpes ou le Conseil Départemental de l’Isère.

Découvrez d’autres témoignages