L'animation post-projet

Votre projet CRM ne doit pas s’arrêter à la date de mise en production. En effet, la réussite d’un projet se mesure notamment à l’adhésion des utilisateurs au nouvel outil. Pour faciliter et augmenter leur adhésion dans le temps, quelques moyens simples peuvent être mis en place.
L’animation post-projet est nécessaire pour :
  • Guider les utilisateurs et s’assurer de la bonne prise en main de l’outil
  • Orienter la communication interne de façon positive
  • Faire évoluer l’outil
Pour guider les utilisateurs, des formations régulières ou piqûres de rappel peuvent être organisées. Ces formations doivent être courtes, ciblées et bien réparties dans le temps. L’objectif est de rassurer les utilisateurs et de s’assurer de la bonne prise en main de l’outil. C’est aussi l’occasion de leur rappeler les bonnes pratiques, les règles d’utilisation, de mettre l’accent sur les erreurs à ne pas reproduire.
Les animateurs de ces formations doivent être idéalement des utilisateurs pilotes de l’outil ou des collaborateurs qui ont su s’approprier parfaitement l’outil. L’intérêt est donc également de mettre en avant ces interlocuteurs, de les valoriser et surtout de les identifier comme des référents pour les autres. Cette dynamique doit motiver l’ensemble des utilisateurs à prendre en main l’outil et pourquoi pas devenir à leur tour de futurs référents.
Chaque formation ou piqûre de rappel doit être accompagnée d’un support. La mis en place d’une bibliothèque virtuelle permet de centraliser l’ensemble de ces supports et de les rendre disponibles à tous. Les utilisateurs pourront retrouver par thème ou mots clés les différents supports utilisés et vous constituerez de cette manière votre aide en ligne personnalisée.
La communication projet est primordiale dans les phases de mise en œuvre mais elle l’est d’autant plus en phase de déploiement. Rappeler les objectifs, indiquer les résultats, mettre en avant les bonnes pratiques, communiquer les évolutions prises en charge et les futurs lots du projet sont des exemples de contenu à mettre en avant. Les newsletters internes à votre entreprise, des panneaux d’affichage, la création de page d’accueil sur votre CRM sont quelques exemples de supports qui peuvent être créés pour améliorer la communication.
Certains de nos clients utilisent EudoForum, un moyen idéal et ludique pour animer leur communication. Ce forum permet à leurs collaborateurs d’échanger sur des sujets communs, de trouver les documents attendus et les réponses à leurs interrogations.
Enfin, l’un des moyens les plus efficaces pour animer l’outil et de le faire évoluer. Ajouter des briques fonctionnelles, améliorer l’ergonomie, créer de nouveaux rapports, faciliter les usages en créant des raccourcis… sont des solutions souvent rapides à mettre en œuvre et dont l’impact sur l’utilisation ou sur l’adhésion peut être très apprécié par vos collaborateurs.
Un onglet de Suivi des Demandes dans votre CRM peut vous permettre de centraliser et suivre les évolutions attendues par vos utilisateurs, de leur communiquer les éventuelles dates de réalisation, de préciser leurs attentes, d’éditer des rapports d’évolution pour étoffer votre plan de communication.
Et vous comment animez-vous votre CRM ?